ขั้นตอนการจัดตั้งกองทุน
การจัดตั้งกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ควรดำเนินการตามขั้นตอน ดังนี้
รณรงค์ความรู้เรื่องกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
กองทุนสำรองเลี้ยงชีพที่จัดตั้งขึ้นจะดำเนินการไปได้ด้วยดี ก็ต่อเมื่อนายจ้างและลูกจ้างให้ความร่วมมือกันเป็นอย่างดี ดังนั้น นายจ้างที่ยังไม่เคยมีระบบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพมาก่อน จึงต้องไม่ลืมที่จะจัดโปรแกรมประชาสัมพันธ์ความรู้ ให้ลูกจ้างภายในองค์กรเข้าใจว่า การสะสมเงินผ่านกองทุนนี้มีระบบดำเนินการอย่างไร รวมทั้งจะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อผู้เป็นสมาชิกกองทุนอย่างไรบ้าง สิทธิประโยชน์ที่แต่ละฝ่ายจะได้รับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องภาษี ทั้งนี้ก็เพื่อสร้างความยอมรับในระบบการออมเงินเพื่ออนาคต รวมทั้งการเข้ามามีส่วนร่วมต่อกิจกรรมทั้งหลายที่เกี่ยวข้องกับการบริหารกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
นายจ้างอาจเผยแพร่ความรู้ในรูปแบบต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับลักษณะของลูกจ้างภายในองค์กร โดยอาจใช้สื่อสิ่งพิมพ์หรือการจัดสัมมนาโดยร่วมมือกับบริษัทจัดการ นอกจากนี้ อาจจัดให้มีหน่วยงานหรือผู้รับผิดชอบที่ให้ความรู้ในเรื่องต่าง ๆ อย่างต่อเนื่อง โดยทำหน้าที่ในการให้ความรู้ แจ้งข่าว รวมทั้งตอบคำถามข้อข้องใจของสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
ประสานงานเพื่อการจัดตั้งกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
1.
จัดตั้งคณะกรรมการ หลังจากที่ทั้งลูกจ้างและนายจ้างมีความรู้และความเข้าใจในเรื่องกองทุนที่จะตั้งขึ้นแล้ว ก็หมายความว่าทุกฝ่ายมีความพร้อมที่จะเข้ามามีบทบาทในการจัดตั้งกองทุน ดังนั้น คณะทำงานสามารถสานต่อภารกิจในเรื่องของการจัดตั้งคณะกรรมการกองทุนได้เลย ทั้งนี้ คณะกรรมการกองทุนดังกล่าวจะประกอบด้วยคนของทั้ง 2 ฝ่าย คือ นายจ้างแต่งตั้งกรรมการกองทุนฝ่ายนายจ้าง และลูกจ้างเลือกตั้งตัวแทนเข้าทำหน้าที่เป็นกรรมการกองทุนฝ่ายลูกจ้าง
2.
เลือก และจ้างบริษัทจัดการ
ดูบริษัทจัดการ ในขั้นตอนนี้ คณะกรรมการกองทุนต้องร่วมกันพิจารณาข้อมูลของบริษัทจัดการ เพื่อหาบริษัทที่เหมาะสมเข้ามาทำหน้าที่บริหารเงินก้อนนี้ โดยปัจจัยที่ใช้ในการพิจารณาบริษัทจัดการดูได้จาก "การเลือกบริษัทจัดการ" นอกจากนี้คณะกรรมการกองทุนอาจเชิญให้บริษัทจัดการแต่ละรายเข้ามาแนะนำตัวและนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารกองทุน
อย่างไรก็ดี คณะกรรมการกองทุนอาจพิจารณาเลือกบริษัทจัดการมากกว่า 1 รายเข้ามาทำหน้าที่ก็ได้ ถ้ามองเห็นแล้วว่า เงินกองทุนก้อนนี้จะมีจำนวนไม่น้อย แต่ต้องไม่ลืมว่าการจ้างบริษัทจัดการมากกว่า 1 ราย ก็จะทำให้เป็นการเพิ่มงานปฏิบัติการและต้องมีระบบที่รองรับ
ผู้ให้บริการด้านอื่นๆ ในการดำเนินงานเพื่อบริหารกองทุนของบริษัทจัดการนี้ บริษัทจัดการไม่ได้ดำเนินการเพียงผู้เดียว แต่มีผู้ประกอบวิชาชีพอื่น ๆ เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย เพราะกฎหมายได้กำหนดเงื่อนไขสำคัญในการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การแยกทรัพย์สินของกองทุนออกเป็นนิติบุคคลต่างหาก ไม่ปะปนกับทรัพย์สินของนายจ้างและบริษัทจัดการ ดังนั้น บริษัทจัดการจึงต้องจัดให้มีอีก 2 ฝ่ายสำคัญ ได้แก่ ผู้รับฝากทรัพย์สิน ซึ่งจะดูแลและเก็บรักษาทรัพย์สินของกองทุนไว้ทั้งหมด ผู้สอบบัญชี ดูแลสอบเช็คและรับรองรายงานทางการเงิน
ซึ่งทั้ง 2 ฝ่ายนี้ ต้องเป็นผู้ที่ทางการ คือ สำนักงาน ก.ล.ต. ให้ความเห็นชอบให้ประกอบธุรกิจประเภทดังกล่าวได้ นอกจากนี้ยังมีนายทะเบียนสมาชิก ที่คอยดูแลข้อมูลของสมาชิกกองทุนอีกด้วย
3.
ทำสัญญา
สัญญาเพื่อว่าจ้างบริษัทจัดการนี้ ไม่ควรจะมีอายุสัญญาสั้นเกินไป เนื่องจากโดยทั่วไปกองทุนสำรองเลี้ยงชีพควรมุ่งเน้นการลงทุนระยะยาว ดังนั้น การเปลี่ยนสัญญากับบริษัทจัดการบ่อย จะทำให้การลงทุนไม่ต่อเนื่อง และอาจทำให้บริษัทจัดการมุ่งลงทุนเพียงเพื่อผลการดำเนินการในระยะสั้นเท่านั้น ทั้งนี้ ไม่รวมถึงกรณีที่เป็นการต่อสัญญาโดยอัตโนมัติ
นอกจากนี้ ก่อนที่จะมีการลงนามในสัญญาร่วมกับบริษัทจัดการ คณะกรรมการกองทุนต้องไม่ลืมที่จะศึกษาปัจจัยและเงื่อนไขต่าง ๆ ในสัญญาให้ถี่ถ้วนก่อน เพื่อมิให้เกิดปัญหาขึ้นในภายหลัง
4.
จดทะเบียนจัดตั้งกองทุน
เพื่อให้กองทุนที่จัดตั้งขึ้นเป็นนิติบุคคลที่ถูกต้องตามกฎหมาย หลังจากได้ทำทุกขั้นตอนเสร็จสิ้นจนถึงขั้นลงนามในสัญญากับบริษัทจัดการแล้ว คณะกรรมการกองทุนอาจเปิดทางให้บริษัทจัดการมีบทบาทมากขึ้นในการประสานงานระหว่างคณะกรรมการกองทุนและสำนักงาน ก.ล.ต. เพื่อการจดทะเบียนจัดตั้งกองทุนหรือแก้ไขข้อบังคับกองทุน หากตกอยู่ในกรณีใด ๆ ที่ต้องมีการแก้ไขข้อบังคับกองทุน
Single Fund : บริษัทจัดการอาจเข้ามาช่วยในการเตรียมเอกสาร เพื่อยื่นข้อบังคับกองทุนและขอจัดตั้งกองทุนสำรองเลี้ยงชีพต่อสำนักงาน ก.ล.ต.
Pooled Fund : บริษัทจัดการอาจเข้ามาช่วยในการเตรียมเอกสารจัดทำข้อบังคับกองทุนเฉพาะส่วนซึ่งแตกต่างจากข้อบังคับหลัก เช่น เรื่องอัตราการจ่ายเงินสะสมและเงินสมทบ เป็นต้น และแก้ไขข้อบังคับกองทุนหลักเพื่อนำไปยื่นต่อสำนักงาน ก.ล.ต.
5.
